Presentationsteknik

by Pär Svensson | Last Updated: 2 mars, 2019

Står du inför ett viktigt föredrag eller ska presentera något stort inför en stor grupp människor?

Då är det viktigt att fundera över hur du levererar budskapet.

Det finns många aspekter att ta hänsyn till när du ska prata inför ett stort antal människor, men samma principer gäller egentligen i samtal mellan bara två individer också.

För många är det en mardröm att ställa sig framför en grupp medarbetare och presentera något, men det går att öva på sin presentationsteknik och bli bättre efter hand.

Viktiga element inom detta område är bland annat förberedelser, kroppsspråket och engagemanget.

Vad är Presentationsteknik?

Presentationsteknik handlar om att hitta rätt verktyg för att på bästa sätt presentera och beskriva något för en större grupp människor eller för bara en person. Mest vanligt förekommande är att man presenterar något för flera personer på samma gång.

Men vilka är dessa verktyg och hur förbättrar jag dem?

När du står inför en presentation du ska genomföra måste du ha kontroll över flera områden. Det handlar exempelvis om dina förberedelser,

• Hur du talar
• Ditt kroppsspråk
• Nervositet
• Engagemang
• Hur du hanterar frågor
• Vilka tekniska hjälpmedel du har och hur du väljer att använda dig av dessa.

Engagemang

Ett tal, föredrag eller presentation som berör andra människor är inte ett sådant som är fattigt på engagemang och känslor.

Detta måste du vara medveten om innan du tar dig an ditt uppdrag. Du som talare måste alltså förmedla äkta känslor för att verkligen nå ut och fram till åhörarna.

Men för att verkligen kunna vara engagerad och förmedla en känsla måste du själv brinna för ämnet på något sätt. Men om det nu är så att du i detta fallet tycker att ämnet i fråga är ganska tråkigt och finner det svårt att bli engagerad, då får du försöka att hitta en parallell till det hela som gör det enklare för dig själv att hitta inspiration och motivation.

Försök att hitta något i detta som du tror på eller förvandla det tråkiga till något kul genom att blanda in andra aspekter så som humor och anekdoter.

Var dig själv

Det allra bästa sättet att leverera en presentation eller ett tal på är att vara sig själv. När du inte går in i en roll när det är dags för att ”gå upp på scenen” kommer du att uppfattas som mer naturlig.

Detta är något som går hem hos åhörarna som inte kommit för att lyssna på någon som gör sig till bara för sakens skull. Vi människor har ganska lätt för att upptäcka när en annan individ inte är sitt naturliga Jag, och detta är inte till fördel för talaren.

Ju mer naturlig du är som talare desto lättare kommer dina lyssnare att ta till sig ditt budskap, vilket är det viktigaste när det kommer till presentationsteknik.

För att du som talare skall ha lättare att våga vara dig själv är det viktigt att vara avslappnad och bekväm. Tänk på att ta på dig kläder som du känner dig bekväm i och gå in med inställningen att du är bra på detta.

Förberedelser

Det finns talare som är experter på retorik och som väldigt enkelt kan improvisera, men de flesta av oss har inte den egenskapen. Just därför är det av största vikt att man är väl förberedd inför sin presentation. Det kommer nämligen att märkas väl om du inte är förberedd, och detta bör tas på största allvar.

Några punkter som talaren måste fundera över innan presentationen är:

1. Syftet?
2. Vilka är åhörarna?
3. Hur fångar du intresset hos åhörarna?
4. Hur får du struktur på framförandet?
5. Hur ska du hantera frågor?
6. Hur anpassar du framförandet efter olika åhörare?

Inledningen

Det absolut viktigaste under en presentation är inledningen. Man brukar säga att talaren har 1-2 minuter på sig att fånga publikens uppmärksamhet och nyfikenhet. Om du inte lyckas med detta under dessa två minuter kommer det att bli mycket svårt att vinna tillbaka dem senare under presentationen.

Genom att du som ska tala lär dig inledningen utantill kommer detta att bidra till att du slipper vara nervös och orolig. De som lyssnar uppfattar då dessutom att du har kontroll över situationen och känner sig trygga i lyssnandet.

1. Innan du börjar att tala så ska alla vara tysta. Ibland kan det räcka med att bara stå stilla och titta ut över åhörarna. I andra fall kan man bli tvungen att börja inleda med att önska alla välkomna med en ganska hög röst, för att på så sätt få alla att förstå att presentationen nu ska börja och att den är viktig.
2. Kort och explosiv inledning som väcker åhörarnas uppmärksamhet. En inledning skall vara spännande, rolig (om det passar sig) och engagerande. Ett knep är att få inledningen att kännas så relevant som möjligt för de som lyssnar. Om budskapet handlar om budgetar och liknande som kan vara lite svårsmält, kan man till exempel dra paralleller till människors vardagliga liv för att få igenkänning och uppmärksamhet. Det viktiga är att åhörarna kan relatera till det som sägs för att inte tappa intresset.
3. Dela upp inledningen i två delar där den första delen handlar om att fånga allas uppmärksamhet med exempelvis ett skämt. Den andra delen handlar om att bygga upp spänningen och motivationen till att vilja lyssna.

Hantera dina nerver

Vi människor är olika när det kommer till hur vi hanterar nervositet som kan uppstå i olika situationer så som när man ska tala offentligt. Men de flesta av oss känner av våra nerver innan en stor presentation och det kan vara fördelaktig att lära sig hantera dessa för ett bättre resultat.

Förberedelser är A och O när det kommer till att hantera sina nerver i en sådan situation. Då handlar det dock inte om att du ska lära dig hela presentationen utantill, utan snarare om att öva dig på att lycka plocka upp tråden igen var du än befinner dig i presentationen.

Träng inte undan känslorna av nervositet när de uppkommer. Om du accepterar din nervositet kommer hjärnan bättre hinna vänja sig vid situationen, och din kropp hinner bearbeta stressen som detta kan föra med sig.

Ett bra sätt för att hantera stress är att faktiskt röra på sig. Därför kan det vara bra för dig att innan allt kör igång resa dig upp en stund och gå iväg en sväng. När kroppen är i rörelse utsöndras endorfiner och du mår bättre, stressen släpper efter hand. Du kan även göra andningsövningar för att få ner din puls. Ta djupa andetag och tänk på hur du andas.

Oförutsägbara händelser

Det som troligen stressar det flesta talare mest är att något ska gå fel under presentationen. Så som att projektorn går sönder eller att du upptäcker att din gylf är öppen. Situationer som gör att man tappar kontrollen en aning och som kan upplevas genanta.

Men även detta går att hantera. Man kan se det som att talaren är en sångare som helt plötsligt glömmer texten till sin sång, men det spelar ingen roll. Sångaren avbryter inte hela föreställningen bara för detta, utan sjunger vidare och då kanske med en påhittad text.

Efter konserten är det kanske inte någon som ens har märkt det inträffade. Det handlar nämligen om att lyckas vända detta pinsamma eller svåra avbrott till något bra som du kan använda dig av för att fånga publikens intresse.

Om du tappar alla dina papper på golvet mitt i presentationen, låt dem ligga där men kom på något kul att säga innan du går vidare. Låt inte det inträffade ta över rampljuset och det viktiga du har att säga.

Kroppsspråk och rörelse

Att kommunicera handlar inte bara om att tala med munnen, utan även om att tala med kroppen. Kroppsspråket är mycket viktigt för en offentlig talare.

Om du vill utstråla självsäkerhet och pondus ska du använda dig av yviga rörelser som sker högt upp. Samtidigt utstrålar du osäkerhet om du har alldeles för försiktiga rörelser.

Det är viktigt att kroppsspråket inte känns konstlat och att det hänger ihop med din personlighet och ditt budskap. Tänk på att hålla händerna stilla om de inte används för att understryka något som sägs, armarna bör hänga avslappnat längs sidorna på kroppen. Det kan kännas skönt för vissa att hålla i en penna eller pekpinne som stöd, och det är helt okej. Undvik dock att ha armarna i kors eller i fickorna, detta signalerar nämligen arrogans och ointresse.

Det är bra att röra sig i rummet framför åhörarna som du talar till, detta hör också till kroppsspråket. Ha ögonkontakt med de som lyssnar och få dem att känna att du talar direkt till dem. Ögonkontakten är även viktigt för att få signaler om att man instämmer i något du sagt eller tvärt om. Det ger dig även chansen att rätta dig själv eller lägga till ett förtydligande när du ser hur åhörarna reagerar.

Tekniska hjälpmedel

Även när det gäller de tekniska hjälpmedel som finns att tillgå är det viktigt med förberedelser och att se till att saker och ting fungerar som de ska. De hjälpmedel som man brukar ha under en presentation är exempelvis; whiteboard, stort blädderblock, PowerPoint (eller andra presentationsprogram).

Gå igenom verktygen i god tid innan presentationen skall hållas så att du har tid att ordna till eventuella fel. Kontrollera att pennorna fungerar, att whiteboard-pennan inte har torkat eller projektorn slutat fungera.

När det gäller Powepoint-presentationer är det här mycket viktigt att endast se dessa bilder som ett stöd. Powerpointen ska absolut inte stjäla allt fokus utan det är talarens uppgift.

Powerpoint

Det vanligaste programmet för presentationer är Powerpoint. I detta program kan du ganska enkelt göra din egen presentation med text och bilder som du kan knappa dig igenom under föredraget. Tänk på att inte ha för mycket text när det kommer till dessa bilder. Åhörarna klarar inte av att ta in så mycket text i den här formen samtidigt som de ska lyssna på dig. Om absolut måste ha med mycket text som du vill ska läsas av åhörarna kan du be dem läsa medan du själv är tyst. Fokusera alltså på bilder och kort text så som rubriker.

När du tillverkar din Powerpointpresentation kan du läsa högt för dig själv och testa om det känns som att det är ett bra tidsintervall på bilder och text.

Tänk även på att inte låta bilder ligga kvar under presentationen som inte längre är relevanta, dessa kan nämligen åter igen stjäla uppmärksamheten från talaren och budskapet. När du visat det du vill visa kan du stänga av projektorn för att få full fokus på dig själv igen.

Misstag att undvika

När du ska hålla en presentation finns det några saker du bör fundera över lite extra och som bör undvikas. Att inte förbereda sig inför sin presentation är som att sätta kniven i ryggen på hela föredraget. Detta skapar nämligen en grund för att saker och ting ska gå fel och för att åhörarna skall tappa intresset. En oförberedd talare är inte behaglig att lyssna på. Fundera över svåra frågor som kan dyka upp för att inte stå där utan svar när det sedan är dags.

Som talare inför en större grupp måste du använda dig av ett filter för att sålla bort sådan information som inte är relevant för de som lyssnar. Som expert inom ett område kan det vara lätt att snöa in på information som är irrelevant för mottagarna. Det är bara det viktigaste som skall presenteras. Du ska inte underskatta åhörarnas intelligens men du ska heller inte överskatta deras kunskaper.

Den tredje och sista viktiga punkten som du som talare bör undvika, är att vagga dina mottagare till sömns på grund av att du saknar entusiasm och engagemang. Du måste arbeta med röstvariationer, kroppsspråk och utstrålning för att nå fram.

Entusiasm är smittsamt och det är ditt jobb att få dina åhörare intresserade och motiverade att lyssna. Hur hade du själv önskat få detta presenterat för dig? Kanske sådana tankar kan hjälpa dig att anpassa innehåll och struktur på din presentation.

Sammanfattning

Presentationstekning handlar om att hitta bästa sätt att förmedla och presentera något för en grupp människor eller någon enstaka person. Det är mycket som spelar roll när något ska presenteras, allt i från de egna förberedelserna, tal och kroppsspråk, den egna nervositeten till hur frågor hanteras och exempelvis tekniska hjälpmedel.

En individ som presenterar något med engagemang kan lättare göra sina lyssnare intresserade och nyfikna. Det gäller att vara dynamisk och att kunna dra paralleller för att exempelvis göra ett tråkigt ämne lite roligare.

Det gäller att vara sig själv och presentera på ett naturligt sätt då individen i fråga och innehållet uppfattas som mer autentiskt. Åhörarna tar lättare till sig presentationen om talaren är bekväm och avslappnad. Rätt humör och kläder kan vara av stor vikt.

En annan viktig aspekt är förberedelserna inför presentationen. Det gäller att klargöra syftet samt att identifiera åhörarna, hur fånga deras intresse, struktur och hantering samt hur framförandet anpassas beroende på målgrupp.

Presentationen börjar med en inledning och det är i början på denna som talaren har störst chans att fånga åhörarnas intresse. Talaren bör vara lugn och sansad och uppvisa kontroll så att åhörarna tryggt kan fokusera på att lyssna på innehållet.

Det är viktigt att alla åhörare är tysta då talaren ska börja med sin presentation. Talaren kan exempelvis hälsa alla välkomna högt och tydligt eller bara blicka ut över de som ska lyssna tills tystnad råder. Sedan är det viktigt att inledningen är kortfattad men explosiv och intressant. Talaren vinner här på att relatera och dra paralleller så att åhörarna kan sätta sig in och förstå innehållet bättre. Många gånger är det bra att dela in inledningen i två grupper bestående av ett relevant roligt skämt och där spänning byggs upp för att få åhörarna att vilja lyssna vidare.

För talaren gäller det att ha sina nerver under kontroll och att kunna sakta ned när det behövs och vice versa. Ett bra sätt att stressa ned kan vara att röra på sig lite då endorfiner frigörs under den fysiska aktiviteten. Ett annat sätt kan vara med andningsövningar där pulsen regleras.

Oförutsedda händelser som exempelvis projektorer eller annan teknisk utrustning som går sönder är bäst att hantera med ett humoristiskt angreppssätt. Talaren bör lugnt och med kontroll ta sig förbi sådana händelser och fortsätta. Distraktioner bör inte påverka den röda tråden.

Den som presenterar bör tänka på sitt kroppspråk och anpassa talet efter målgruppen. Till sin hjälp att presentera använder sig många av Powerpoint där bildspel med begränsad text hjälper talaren att fullfölja den röda tråden.

Avslutningsvis bör den som presenterar något undvika misstag som att inte vara förberedd, inte vara engagerad och att vara tråkig i sin presentation.