Ny som chef

by Pär Svensson | Last Updated: 2 februari, 2019

Har du precis blivit befordrad eller har fått en ny tjänst som innebär att du skall leda en grupp medarbetare?

Detta kan vara nervöst och kännas som obevandrad mark om du aldrig tidigare haft det ansvar som en chefsposition innebär.

Men det finns tips och råd på vägen mot att hitta bra arbetssätt och rutiner för just ditt ledarskap.

När man är väl förberedd på olika situationer som kan uppstå när du är ny som chef på blir det enklare att styra i rätt riktning och ta sig ur eventuella knipor och problem på ett bra sätt.

Hur hanterar jag min nya chefsposition?

1. Introduktionen

När du kommer in som ny chef in i en organisation är det viktigt att känna av situationer och kulturer som kanske redan ärvde etablerade på arbetsplatsen.

I början ska du presentera dig själv och lära känna dina medarbetare och deras arbetssätt. Sedan handlar det en hel del om att ställa relevanta frågor och att verkligen lyssna aktivt och engagerat.

Under tiden skriver du ned idéer och tankar du får, men du presenterar inget av detta på en gång.

Först måste du skapa dig en egen bild över hur alla medarbetare ser på nuläget och hur arbetsplatsen fungerar.

När du har rekryterats internt och blivit chef över dina gamla kollegor är det viktigt att man tydliggör vad din roll är nu och att den har förändrats.

I detta läge måste man vara extra försiktig med att föreslå förändringar då detta kan uppfattas som att du kritiserar tidigare arbete som kanske även du själv var en del av då.

Om du skyndar i början med att komma med nya idéer bara för sakens skull är risken att de lösningar du finner inte är optimala för verksamheten.

Lyssna in och låt dina tankar och idéer få gro en stund till dess att verksamheten är redo.

2. Var öppen och medveten

Det första du skall ha i åtanke när det du är ny som chef är att du måste vara öppen för nya lärdomar.

Du måste dessutom vara väl medveten om vad arbetet egentligen kommer att innebära och kräva av dig som individ och medarbetare.

Trots detta kommer du med all säkerhet stöta på situationer som är oväntade och som du inte är van vid att hantera. När du tar dig an rollen som chef kommer det alltid att finnas utmaningar längs med vägen.

3. Bygg förtroende

Ett av de första och viktigaste stegen när du är ny chef är att snabbt komma igång med att bygga upp förtroendet mellan dig själv och dina medarbetare.

Detta kan ta tid och inte alltid vara helt enkelt.

Speciellt svårt kan det vara om du går från att vara en vanlig medarbetare till att helt plötsligt vara chef över dina tidigare kollegor.

4. Prioritera

Oavsett om du är ny på jobbet som arbetare eller som chef är det viktigt att inte vilja för mycket för snabbt.

Du måste sätta upp realistiska mål över vad som skall hinnas med under en arbetsdag. Det handlar om att prioritera det som är viktigast och fokusera på dessa uppgifter och att slutföra dessa innan du påbörjar något nytt.

Delegering är ett måste om du ska få tid till att göra det chefsarbete som krävs.

När du delegerar ut uppgifter till andra kompetenta medarbetare skapar detta dessutom ett förtroende mellan chef och medarbetare. Detta leder till att personalen blir motiverad och engagerad.

5. Strukturera

När du är ny på jobbet, eller över huvud taget behöver mer struktur i sitt arbete, är det viktigt att hitta bra arbetssätt för detta. Exempelvis bör du inte kolla mejlboxen konstant utan kanske istället några gånger om dagen. Prioritera sedan väl vilka personer du väljer att svara.

Använd dig av en mappstruktur när du hanterar din mejl. Där kan du placera och kategorisera alla mejl du läser och besvarar under ett dagsarbete.

Det är dessutom viktigt att avsluta man precis påbörjat och att inte ha för många pågående projekt samtidigt, då blir det lätt rörigt både för dig själv och för andra runt omkring.

6. Möten

När det kommer till att hålla möten och samla medarbetare för olika genomgångar eller samtal är det viktigt att du verkligen är på det klara med varför du kallar till mötet.

Du måste även vara väl förberedd inför mötet och verkligen se till att sätta av tid för att förbereda sig ordentligt. Det kan även vara bra att uppmana medarbetarna redan innan mötet på vad de ska fundera över till detta tillfälle.

Försök även att hålla korta möten på max 30 minuter för att personalen inte ska bli trötta och känna att tiden rinner iväg.

7. Nätverk

Det kan vara ensamt att vara chef eftersom du inte alltid kan lufta tankar och funderingar med dina medarbetare längre av olika orsaker som har med din chefsposition att göra.

Av denna anledning är det bra att ha ett nätverk av människor som har samma situation som dig själv. Det kan vara skönt att prata med någon som har erfarenhet av ledarskap och chefsyrket. När du sedan behöver bolla idéer och tankar med någon kan du vända dig till dessa personer i ditt nätverk.

8. Tydliggörande av uppdraget

Ett effektivt och bra chefsarbete blir möjligt när själva uppdraget från ledningens sida är tydligt. Som ny chef måste du klargöra och tydliggöra vissa punkter med ledningen och din chef, om du ska kunna göra ett så bra arbete som möjligt.

Exempel på punkter att tydliggöra med ledningen när du är ny som chef

• Uppgifter, ansvar, befogenheter, resurser
• Ansvarsfördelning, till exempel mellan dig och din chef
• Avgränsningar
• Tydliga mål, på längre och kortare sikt
• Tid att leda. Att vara ledare är en funktion i sig som kräver tid om det ska vara framgångsrikt. Vilken tid finns avsatt för ledaruppdraget, och hur många övriga operativa uppgifter är det då rimligt att hinna med?
• Tid att leva. Du behöver ha tid för ditt privata liv för att må bra och vara en god ledare. Hur ser dina arbetstider ut och vad är rimligt när det gäller din tillgänglighet övrig tid?

När det sedan gäller dina medarbetare och punkter som måste klargöras i er arbetsrelation finns det punkter som bör tydliggöras.

Eftersom din uppgift som ledare är att skapa goda förutsättningar för de anställda att göra ett bra arbete, kräver detta att du bygger en relation som är baserad på förtroende.

Boka gärna in möten med var och en av dina medarbetare där du går igenom varandras förväntningar på varandra samt hur samarbetet skall komma att se ut fram över.

Exempel på viktiga punkter att ta upp:

• Medarbetarnas förväntningar på dig som chef/ledare
• Hur du själv ser på ditt ledarskap och din roll
• Dina förväntningar på medarbetarna
• Vilken support de behöver för att fungera som bäst – och vilken support du behöver från dem
• Hur de upplever sitt arbete och kollegorna
• Deras styrkor och utvecklingsområden
• Vad som är viktigt för dem när det gäller den egna och arbetsplatsens utveckling
• Hur du ser på medarbetarnas och arbetsplatsens utveckling
• Medarbetarens roller och ansvarsområden – uppdragsbeskrivning

Checklista för den nya chefen

Boka in individuella möten med alla dina medarbetare. Be henne eller honom att förklara situationen så som hen ser den. Be hen uttrycka vilka förväntningar hen har på dig. Lyssna, iaktta och lär av det som sker.

Överblicka och planera framåt. Ditt arbete som chef innebär att du skall ha fokus på det långsiktiga perspektivet. Men dina medarbetare kan ha fokus på det kortare perspektivet. Du ska rikta in dig på vad som ska hända de närmaste åren eller på ett par års sikt. Du måste också ta hänsyn till vad som är bäst för företaget/verksamheten.

Förankra dina idéer. Du måste få dina medarbetare att känna sig delaktiga och engagerade i verksamheten. Tänk på att ditt jobb är att förankra idéer och planer hos dina medarbetare, De mål som sätts upp måste vara realistiska och inte för svåra att förstå, och de måste dessutom följas upp.

Uppmuntra intern marknadsföring. Uppmana dina medarbetare att berätta vad de gör för verksamheten och glöm inte att själv göra detsamma. Om ni inte talar om för andra inom företaget vad ni gör så finns det en risk för att ingen lägger märke till era insatser. Här handlar det även om att ge positiv feedback till alla medarbetare när man också talar om vad man har gjort för organisationen.

Var rättfram och konsekvent i ditt språk och dina åsikter. Var också tydlig med vilka dina grundläggande värderingar är. Räkna inte med att alla automatiskt ska veta hur du tänker.

Glöm inte att ta hand om dig själv. Tänk på att du själv måste ha din egen hälsa i behåll. Om du inte mår bra kan du inte göra ett bra jobb som chef. Prata av dig med andra chefer om hur du upplever ditt dagliga arbete och lyssna till vad de har att berätta om sina yrkeserfarenheter. Stöttning är viktigt för att orka.

Skaffa dig ett nätverk som kan bestå av andra chefskollegor på arbetsplatsen eller externa chefer. Ta chansen om du har möjlighet att få en mentor med relevant chefserfarenhet, det hjälper det dig att växa i din ledarroll.

Delegera, inse att du inte kan göra allting själv.

Var inte för snäll eller för hård. Vissa chefer försöker vara jobbarkompisen till varje pris. Andra tror att kadaverdisciplin är rätt. Hitta den gyllene medelvägen. Du har rätt att säga ifrån, samtidigt som folk jobbar bättre om de får förtroende och känner att du vågar lita på dem.

Ha inte för bråttom. Självklart vill du visa resultat och handlingskraft i din nya roll. Men du behöver inte bevisa något. Lägg din kraft på att göra rätt saker istället, så ger det hållbara resultat att visa upp.

Uppmuntra problemlösande. Kanske har du märkt att jobbiga problem har en förmåga att landa på chefens bord? Nästa gång någon kommer med ett problem till dig ska du kanske vända på steken istället genom att fråga ”vad tror du?”. Visst är det roligt att bli tillfrågad om allt i början men självgående medarbetare är mycket bättre för verksamheten.

Släpp chefsmasken. Acceptera att du är den du är, istället för att försöka uppfylla någon sorts bild över hur en perfekt chef ska vara. Våga vara människa och ta inte dig själv på för stort allvar.

Tro på din förmåga. Tro på dig själv. Det finns en anledning till att just du fick jobbet. Ett långsiktigt mål kan vara att jobba på din självkänsla så du står stark i både med- och motgång.

Det goda ledarskapet

Alla chefer vill nog uppfattas som bra och duktiga ledare, men vad innebär egentligen ett bra ledarskap i praktiken?

Det är många områden som skall fungera och samspela om ledarskapet skall fungera bra och uppskattas av medarbetarna. Det goda ledarskapet innehåller bland annat en positiv attityd, bra kommunikation, aktivt lyssnande, positiv feedback och förmågan att sälja in en vision och motivera sina medarbetare.

Som ny chef kan man inte bli expert på alla dessa områden på en gång, det kräver tid och engagemang. Men när balansen väl har infunnit sig blir dock samarbetet otroligt motiverande och leder till bra resultat inom organisationen.

Positiv attityd

Att vara positiv i sitt förhållningssätt är något som är mycket viktigt när man är chef. Om du är negativ i ditt sätt att vara kommer detta mycket lätt att smitta av sig på dina medarbetare och leda till negativ stress som påverkar arbetet negativt.

Kommunikation

För att bli en bra ledare är det viktigt att kommunicera mycket och tydligt. Medarbetarna måste förstå vad det är de ska göra och på vilket sätt de ska utföra sitt arbete. Kommunikationen måste vara tydlig för att alla medarbetare ska förstå vad som förväntas av dem.

Aktivt lyssnande

Aktivt lyssnande handlar både om att lyssna och om att kommunicera vid rätt tillfälle. Detta går ut på att se och höra en annan individ och att inte fokusera på sig själv utan på den person du har framför dig. Man måste ha en känsla för tajming och hur man ska levererar ett budskap.

Positiv feedback

Alla medarbetare i en verksamhet är i behov av att få positiv feedback och återkoppling på det arbete man utför. Det är dessutom viktigt med den positiva feedbacken för att motivera de anställda. Det behövs betydligt mer av positiv feedback än av den negativa. En negativ återkoppling måste alltid vara konstruktiv och skall helst endast ges om det är absolut nödvändigt.

Sammanfattning

Att bli chef för en verksamhet kan vara nervöst i början. Det är nytt, många moment som skall klaffa, mycket ansvar samt positionen innebär nya former av relationer till de andra inom verksamheten.

När du tillträder sin nya befattning som chef i en verksamhet är det bra att ta det lugnt och känna av läget samt att försöka upptäcka den ”kultur” som redan råder på arbetsplatsen. Det är viktigt att presentera sig själv och lära känna personerna som arbetar där. Nästa moment är att ställa frågor och undringar som är relevanta för arbetet och att aktivt lyssna på vad de anställda har att säga om olika saker. Det är viktigt att som ny chef vara tydlig i sin nya roll, men även försiktighet är av stor vikt så att inte gamla arbetssätt och resultat blir överkörda alternativt ignorerade.

Genom att vara öppen och medveten, mottaglig för andra tankegångar än endast sina egna bygger du som ny chef förtroende på den nya arbetsplatsen eller med den nya befattningen. Detta kan ta lite tid samt stöta på svårigheter, speciellt i de fall när någon snabbt blivit chef över tidigare arbetskollegor. Det är därför bra att kunna vara ödmjuk samtidigt som du vet vad du vill.

Att hitta en bra balans, genom att prioritera och delegera och inte sätta upp orealistiska mål, hjälper dig som ny chef att snabbare bli bekväm i din roll. En annan mycket viktig aspekt är att strukturera upp arbetet på ett sätt i början att effektiviteten inte försvinner på grund av nya intryck och situationer. Tänk på att vara tydlig och öppen, både med orsak samt med kommunikationen, när möten arrangeras för de anställda.

Det kan ibland vara svårt att prata av sig med någon som inte har exakt samma situation och roll. Därför kan det vara väldigt bra att skaffa sig ett eget nätverk, innehållandes personer med samma erfarenheter som du, för att kunna få vägledning och råd.

Det är som tidigare nämnt viktigt att vara rak och tydliggöra vad dina avsikter är som chef för den nya verksamheten. Exempel på detta kan vara:

• Uppgifter, ansvar, befogenheter, resurser
• Ansvarsfördelning
• Avgränsningar
• Tydliga mål, på längre och kortare sikt
• Tid för att leda
• Tid för att leva

På detta sätt blir det lättare att sedan kunna förstå varandras förväntningar. Boka gärna in möten där ni bland annat diskuterar:

• Medarbetarnas förväntningar
• Din syn på ditt ledarskap
• Dina förväntningar
• Vilken support som behövs
• Deras styrkor och utvecklingsområden
• Vad som är viktigt för dem när det gäller den egna och arbetsplatsens utveckling
• Hur du ser på medarbetarnas och arbetsplatsens utveckling
• Medarbetarens roller och ansvarsområden samt uppdragsbeskrivning

Som i mycket annat i livet är det minst lika viktigt att ha en positiv attityd som ny chef. Visa uppskattning, förståelse, engagemang och omtanke. Verka som en förebild som använder sig av motivation och en öppen dialog, som aktivt lyssnar och ger återkoppling. Det kan vara till stor hjälp att göra en checklista, som en påminnelse samt som bockas av vid uppnådda resultat inom olika aspekter.