Grupputveckling

by Pär Svensson | Last Updated: 2 februari, 2019

Många gånger är det framgångsrika grupparbeten som ligger bakom bra och högpresterande resultat inom en organisation.

Det är nämligen så att när ett team blir riktigt bra på att samarbeta blir ofta resultatet framgångsrikt för alla parter.

Men vad är det egentligen som gör att en grupp kan samarbeta bra tillsammans?

Det finns många aspekter att ta hänsyn till när det gäller grupputveckling. Exempelvis spelar det roll hur gruppens konflikthantering och rollbesättning fungerar, samt hur gruppen väljer att ta sig an den aktuella uppgiften.

Vad är Grupputveckling?

När man sätter samman en grupp som skall arbeta tillsammans har det stor betydelse för dess framgång vilket sammanhang det gäller, hur gruppen sätts samman, vilka uppgifter som skall arbetas med och mycket mer.

Grupputveckling innebär att bygga ett bra team där alla individer i gruppen kommer till sin rätt.

Det finns många olika sätt att ta sig an ett grupparbete och det finns en del modeller för hur en grupps olika faser vanligtvis brukar se ut.

Ett av de vanligast förekommande verktygen och modellerna för detta kallas för FIRO-modellen.

Eftersom en hel organisation kan dra nytta av ett gynnsamt och balanserat grupparbete är det viktigt att som ledare se till att sätta sig in i de problem och utmaningar som kan uppstå under den tid som gruppen arbetar tillsammans.

Det är trots allt så att det är många olika personligheter som skall komma överens och som kanske inte har valt att arbeta i just denna grupp. FIRO-modellen visar på ett bra sätt hur dessa utmaningar kan se ut, så att du kan vara förberedd.

FIRO-modellen

William Schutz

År 1958 presenterade den amerikanske psykologen William Schutz sin teori kring interpersonella relationer som han valde att kalla ”Fundamental Interpersonal Relations Orientation” – FIRO. Schutz föddes år 1925 i Illinois i USA och avled år 2002. Han var under sin livstid aktiv på flera kända amerikanska universitet, bland andra Harvard University och UCLA där han faktiskt själv tog sin Ph.D.

FIRO-modellen föddes under Koreakriget då Schutz blev anlitad att studera gruppers effektivitet ombord på den amerikanska flottans stridsfartyg. Flottans ledning var intresserade av att veta varför vissa grupper alltid fungerade bättre än andra trots samma förutsättningar och kompetens.

Under dessa studier ombord på stridsfartyget kom Schutz fram till att en grupp genomgår tre olika huvudfaser som han valde att kalla; tillhöra-fasen, rollsöknigs-fasen och samhörighets-fasen.

Hur kan man använda FIRO-modellen?

Om man vill synliggöra samspelet i en grupp kan man använda sig av FIRO-modellen. Den beskriver en grupps livstid och vad som sker inom denna begränsade tid som ett team. Den visar hur gruppmedlemmarna agerar och reagerar under hela utvecklingsfasen.

Det är viktigt att vara medveten om att det kan finnas fallgropar när det kommer till grupparbete. Dessa fallgropar får du en betydligt bättre förståelse för när man har satt sig in i hur FIRO-modellen ser ut och vad den är baserad på.

1.Tillhöra

Gruppen förs samman

Det är nu gruppen förs samman och sätts ihop. Alla medlemmar är lite försiktiga och avvaktande i början och man känner helt enkelt av situationen. Här känner alla medlemmar efter om man passar in i gruppen och om man är accepterad av de andra medlemmarna.

Lära känna varandra

Gruppen behöver under denna fas lära känna varandra bättre och skapa sig en bättre bild av varandras personligheter och kompetens. Här undviker man konflikter och tunga ämnen. Det är mycket som är oklart under den här fasen och den mesta tiden går åt till att lära känna varandra och se hur gruppdynamiken fungerar. Ett bra sätt att göra detta på är att göra enklare sociala övningar så som att fika tillsammans eller något annat lättsamt.

Ineffektivitet

Unden den här tiden kommer gruppen inte att vara så effektiv, utan den mesta av tiden går åt till att skapa sig en bild av situationen och hur det kommande arbetet tillsammans kan komma att se ut. Det är inga svåra uppgifter som blir lösta under den här tiden utan gruppen kan endast hantera den dagliga verksamheten och enklare administrativa uppgifter. För att man ska kunna gå vidare till de svårare uppgifterna måste alla först ha hittat sin plats i gruppen, och alla måste vara säkra på att de vill vara en del av detta.

Gemyt (mellanfas)

Gruppen vilar upp sig

I den här mellanfasen får gruppen vila upp sig. Under gemytfasen känner sig alla relativt nöjda och tillfreds med situationen. Allt känns bra och stabilt, men detta är bara början. Eftersom inga känsliga områden ännu har berörts finns ännu ingenting att vara upprörd över. De mest komplexa och svåra frågorna har ännu inte behövts hanteras och det är fortfarande mycket tufft arbete som ligger framför gruppen. Detta funderar man dock inte på just nu.

För att gruppen nu ska kunna ta sig vidare bör ledaren/chefen nu ge gruppen en uppgift. Uppgiften måste vara upplagd på så sätt att alla ska samarbeta för att lösa den. När gruppen ställs inför detta kommer det att automatiskt leda dem in i nästa fas som är mer känslig och delikat än tidigare faser, nämligen Rollsöknings-fasen.

2.Rollsöka

Maktkamper

Nu måste de olika rollerna i gruppen fördelas på så sätt att alla kompetenser och erfarenheter hamnar på rätt ansvarsområde och individ.

Det är ganska vanligt att det uppstår konflikter i den här fasen. Några individer slåss om vem som ska ha den högsta rollen i gruppen, medan andra inte alls har något intresse av detta.

Gruppen måste nu komma överens om vem eller vilka som ska ta den ledande rollen och vem som skall vara lite i bakgrunden. Det är mycket viktigt att hela gruppen godkänner den dynamik som har bildats innan man kan gå vidare, annars kommer arbetat att kantas av konflikter och otydligheter hela vägen genom projektet.

Alla positionerar sig

När alla har hittat/fått sina roller kan varje individ börja att uttrycka sina åsikter och positionera sig. Men frågan är nu om gruppen anser att de kompetenser som finns är viktiga för kommande samarbete.

Om det börjar att bildas undergrupper finns det risk att detta kan påverka arbetet negativt och skapa en konkurrens inom gruppen. Det bildas då ett utanförskap och det är inte gynnsamt för ett positivt arbetsklimat och kommande samarbete.

I den här fasen ligger alltså fokus på att hitta sin roll och att gruppen accepterar den dynamik som utvecklats. Bra verktyg man kan använda sig av för att inte hamna i svåra situationer är att ge konstruktiv och främst positiv feedback och att föra en öppen och ärlig kommunikation. Slutenhet är aldrig bra och leder endast till frågetecken, osäkerhet och utanförskap.

Idyll (mellanfas)

Man slappnar av

Nu har alla hittat sina roller och ledarskapet är fastställt. Alla kan nu slappna av mer i sina roller. Gruppen börjar att få en gemensam identitet men fortfarande väntar det riktiga arbetet. All energi har hittills gått åt till att forma gruppen och dess roller samt identitet.

3.Samhörighet

Uppdraget är slutfört

Grupparbete använder man sig på grund av att det behövs. Annars skulle dessa uppgifter förläggas till enskilda individer och medarbetare.

I Samhörighets-fasen har gruppen äntligen kommit varandra närmre och lärt sig att samarbeta mycket bättre i och med förståelsen av varandras egenskaper och personligheter. Alla arbetar nu gemensamt mot ett och samma mål och man utnyttjar varandras expertis och kompetens på rätt sätt. Det finns ingen anledning till att strida om makten längre utan alla känner sig trygga i sina roller och med gruppens dynamik som den är.

En känsla av tillfredsställelse, samhörighet och glädje infinner sig när man lyckas att lösa svåra uppgifter tillsammans med framgång. Gruppens samarbete har lett till framgång för organisationen och det finns anledning till att fira detta.

Teambuilding

En ganska viktig del inom grupputveckling handlar om olika metoder för att stärka en grupps samhörighet. När denna samhörighet infinner sig kan man nämligen fokusera på det som skall göras och ta sig vidare mot målet tillsammans utan att fundera över oväsentliga saker på personnivå.

För att stärka gruppen och dess samarbetsförmåga kan man med fördel använda sig av olika metoder så som teambuilding.

Teambuilding kan handla om att endast ha roligt tillsammans under lättsamma former med lek och middagar eller fikastunder. Men det kan även handla om betydligt mer uppstyrda övningar där utomstående företag har hyrts in för att ta hand om just detta.

Exempelvis kanske gruppen eller grupperna i fråga är i behov av att öva på ett specifikt moment eller situation. Det exempelvis kan vara så att en grupp behöver öva sig på tillit inom gruppen medan en annan grupp kan ha ett behov av att träna på samarbete. Då är det viktigt att man som ledare faktiskt tillhandhåller tillfällen för att öva på detta genom teambuilding-dagar eller halvdagar.

Exempel på teambuilding övning

Övning – Olika personlighetstyper

Först och främst är det alltid bra att ta reda på vad de olika medlemmarna i gruppen motiveras av och vad som inte gör dem motiverade. Därmed lär ni er mer om varandras personligheter, samtidigt som ni får viktiga kunskaper om hur ni kan arbeta på bäst sätt tillsammans.

Gör så här: Gör en DISC-analys tillsammans. Bäst fungerar det här om ni först bjuder in någon som kan förklara de olika personlighetstyperna mer ingående. Vad är deras styrkor respektive svagheter? Hur kan potentiella konflikter undvikas? Och framför allt, hur arbetar ni bäst tillsammans?
.
Tips: När ni utvärderar övningen, fundera på hur ni kan använda era nya kunskaper i ert dagliga arbete.

Vad behövs: Att deltagarna har svarar på frågorna
Passar: Inomhus
Tid: 3 timmar

Vad lär ni er?

• Samarbete
• Förståelse för varandras olikheter
• Kommunikation
• Problemlösning

DISC-analys

DISC-analys är ett verktyg man kan använda sig av inom grupputveckling, för att utveckla sin egen självkännedom men även för att öka förståelsen för andra individers sätt att interagera med varandra. En DISC-analys anses av en del vara något hårdragen och enkelsidig.

Kritikerna menar på att människan är mer komplex än så och att de flesta människor har lite grann av alla dessa olika egenskaper och beteenden.

Trots detta så finns det en del intressanta och nyttiga lärdomar att hämta genom att studera dessa fyra ”personligheter” som enligt modellen består av fyra färger, den röda personligheten, den gula, gröna och den blåa.

Röd personlighet

Extrovert, dominant och handlingskraftig.

”Livet är en tävling och jag tänker vinna!”

Den röda personligheten vill ha rak och tydlig kommunikation och drivs av resultat, effektivitet, makt och kontroll.

Vill bli bemött på ett rakt sätt utan för mycket personliga känslor.

Röda personligheter blir ofta ledare eller chefer. De är även ofta säljare, politiker, elitidrottsmän eller andra yrken som är baserade på resultat.

Gul personlighet

Utåtriktad, verbal och entusiastisk.

”Livet är en fest!”

Den gula personligheten tycker om känslor, kommunikation bekräftelse och beröm. Men tycker inte om att bli hårda regler, att bli avvisad eller att vara ensam.

Vill bli bemött med ett leende, beröm och vänlighet.

Gula personligheter arbetar ofta som säljare, inom kundservice eller inom kreativa yrken.

Grön personlighet

Vänlig, lagspelare, lojal och tålmodig.

”En sak i taget!”

Den gröna personligheten tycker om trygghet, säkerhet och stabilitet. Men tycker där emot inte om snabba förändringar, otydlighet eller otrygghet.

Vill bli bemött med tålamod och lugn.

Gröna personligheter arbetar ofta som poliser, vårdpersonal eller inom HR och ekonomi.

Blå personlighet

Plikttrogen, diplomatisk, tydlig, noggrann konservativ och kritisk.

”Hellre rätt än fort!”

Den blåa personligheten tycker om struktur och logik. Saklighet är viktigt likaså fakta och korrekthet. Men där emot tycker de blåa inte om pressade situationer eller irrationella människor.

Vill bli bemött med tydliga argument och fakta, men även med respekt och ärlighet.

Blåa personligheter arbetar ofta som psykologer, forskare eller inom militären exempelvis.

Coachande ledarskap och grupputveckling

En variant av ledarskap som passar väl ihop med grupputveckling är det coachande ledarskapet. Detta beror på att denna form av ledarskap öppnar upp för bättre prestationer och ett trevligare arbetsklimat där medarbetarna själva får komma på lösningar men under vägledning.

Det coachande ledarskapet bidrar till långsiktiga resultat och nöjda produktiva medarbetare. När ledaren arbetar mer med coaching än med att peka med hela handen på vad som skall göras och hur, kommer medarbetarna att kännas sig med till freds med sina arbetsuppgifter. Coachen finns där för att stötta och utstråla positivitet och bidra till motivation genom positiv feedback.

Sammanfattning

Att skapa grupper inom verksamheten kan vara ett lysande drag om det görs på rätt sätt. Men vad är det som gör att en grupp fungerar bra?

Faktorer som rollsättning, konflikthantering och tillvägagångssätt är av stor vikt. När gruppen skapas är det viktigt att veta orsaken och sammanhanget, hur gruppen skapas och vad som ska utföras. Grupputveckling handlar om att skapa en bra grupp där de inkluderade vet sina roller och samverkar dynamiskt.

En modell som används vid grupputveckling är den så kallade FIRO-modellen. William Schutz skapade modellen år 1958 och står för Fundamental Interpersonal Relations Orientation. Modellen skapades för att studera effektiviteten ombord på den amerikanska stridsflottan under Koreakriget. Schutz kom fram till att en grupp går igenom tre olika faser; tillhöra-fasen, rollsöknings-fasen och samhörighets-fasen.

FIRO-modellen används för att belysa samspelet inom gruppen under hela gruppens livscykel. I tillhöra-fasen sätts gruppen samman och är en ganska ineffektiv del där den mesta tiden går till att lära känna varandra. När gruppen går in i rollsöknings-fasen ändras tempot betydligt och nu gäller det att placera rätt person på rätt uppgift. Med hjälp av coaching, teambuilding och medarbetarskap hittar de anställda till sina ansvarsområden. I denna fas kan det uppstå konflikter och rätt hantering av detta krävs. I samhörighets-fasen har gruppen lärt sig att arbeta tillsammans och resultat uppnås därefter. Denna fas handlar mycket om gruppens samarbete och hur målen uppnås och är mindre drabbad av konflikter.

Teambuilding är som tidigare nämnt ett viktigt moment för att olika individer ska lära känna varandra och kunna sträva efter samma resultat och mål. Det finns många olika övningar som används, exempelvis jonglering som är ett lättsamt sätt att få de anställda att lära sig samarbeta med varandra genom att kasta bollen till den person vars namn ropas upp.

DISC-analys är en metod som används för att öka sin självkännedom samt förståelsen för interagering mellan andra människor. Här delas personerna in i fyra grupper beroende på deras personligheter:

• Röda personligheten
• Gula personligheten
• Gröna personligheten
• Blåa personligheten

En variant av ledarskap som lämpar sig väl för grupputveckling är det coachande ledarskapet och visar sig ofta genom långsiktiga resultat med glada anställda med hög moral och ett bra arbetsklimat.